Menyeimbangkan Berbagai Kepentingan dalam Implementasi ERP

Implementasi ERP adalah sebuah proyek besar dengan investasi yang juga tidak sedikit. Meskipun implementasi disponsori oleh owner / top management perusahaan, hasilnya akan dirasakan oleh semua elemen perusahaan. Karena banyak pihak yang berkepentingan terhadap implementasi ERP, maka kerap kali ditemui perbedaan bahkan pertentangan kepentingan antar pengguna ataupun kelompok pengguna. Keadaan tersebut seringkali diperparah dengan adanya pertentangan antara klien dengan implementor. Kegagalan dalam menangani dan menyelesaikan perbedaan kepentingan tersebut dapat mengakibatkan tidak tercapainya beberapa tujuan implementasi ERP, bahkan dalam kasus yang paling ekstrem, hal tersebut dapat mengakibatkan kegagalan secara mutlak dalam implementasi ERP.

Meski kasus perbedaan kepentingan muncul dalam bentuk dan motif yang beragam, generalisasi dapat dilakukan terhadap beberapa bentuk kasus tersebut sehingga didapatkan kelompok besar stereotip kasus perbedaan kepentingan dalam implementasi ERP. Beberapa stereotip kasus perbedaan/pertentangan kepentingan yang sering muncul dalam implementasi ERP, antara lain :

• Business improvement vs business uniqueness
• Efficiency vs span of control
• Analysis vs data input
• Technology vs context (usefulness)

1. Pendahuluan

Aplikasi Enterprise Resource Planning (ERP), menjanjikan banyak hal bagi kalangan industri. Sebagai sebuah perangkat lunak yang mengintegrasikan seluruh fungsi yang ada dalam sebuah perusahaan (keuangan, manajemen persediaan, manufaktur, dll), penggunaannya diharapkan mampu memberikan major breakthroughs bagi perusahaan yang mengaplikasikannya.

Kemampuan ERP untuk mengintegrasikan proses dan informasi, juga diharapkan membawa perbaikan pada proses bisnis perusahaan. Pengharapan tersebut telah mendorong banyak perusahaan mengimplementasikan ERP. Namun, seringkali setelah menghabiskan dana yang tidak sedikit, mereka hanya menemukan fakta bahwa bisnis mereka ternyata tidak mengalami peningkatan. Jikapun ada peningkatan, satu-satunya peningkatan yang mereka dapatkan hanyalah pos beban pada laporan laba rugi mereka.

Ada banyak faktor yang dapat menjadi penyebab kegagalan dan keberhasilan sebuah implementasi ERP. Banyak pula sudut pandang yang dapat digunakan untuk menganalisa keberhasilan maupun kegagalan sebuah implementasi ERP. Salah satu sudut pandang yang dapat digunakan adalah dengan melihat berbagai kepentingan yang terlibat dalam sebuah implementasi.

2. Stakeholders dan Berbagai Kepentingan

Dalam implementasi ERP, banyak pihak yang berkepentingan dan akan merasakan dampak dari implementasi tersebut. Beragamnya kepentingan tersebut melatarbelakangi munculnya berbagai kebutuhan yang terkadang saling bertentangan. Selain memunculkan beragam kebutuhan dan permintaan, perbedaan kepentingan tersebut juga mengakibatkan perbedaan parameter dalam mengukur tingkat keberhasilan sebuah implementasi ERP.

Stakeholder utama dalam sebuah implementasi adalah pihak top management (termasuk pemilik) dari perusahaan. Manajemen level atas adalah pihak yang mensponsori dan memberi kata putus dalam sebuah implementasi ERP. Kepentingan utama dari kelompok ini adalah meningkatnya kinerja perusahaan, yang diukur dengan naiknya laba perusahaan. Melalui implementasi ERP, mereka mengharapkan terjadinya kenaikan pemasukan dan atau penurunan biaya. Kelompok ini juga memiliki kepentingan untuk menjaga kesinambungan usaha mereka dalam laju yang masih dapat dikendalikan.

Sementara pada level manajemen menengah dan operator, kepentingan utamanya adalah kemudahan kerja. Kemudahan tersebut meliputi kemudahan input data hingga kemudahan pembuatan laporan data transaksional maupun periodik.

Pihak yang berkepentingan dalam implementasi ERP tidak hanya pihak internal perusahaan, terdapat pula entitas eksternal yang memilliki kepentingan dalam implementasi ERP. Entitas eksternal yang pertama adalah konsultan yang menjadi implementor ERP. Konsultan biasanya memiliki kepentingan untuk melakukan perbaikan pada proses bisnis dengan menerapkan ilmu yang mereka miliki. Selain itu, sebagai sebuah entitas bisnis, perusahaan penyedia jasa konsultan juga berkepentingan untuk mempercapat waktu implementasi dalam rangka menekan biaya.

Entitas eksternal lain yang berkepentingan dalam implementasi ERP adalah vendor penyedia produk ERP. Kepentingan utama mereka adalah menjual sebanyak mungkin modul ERP dan produk pendukung lain.

3. Tipikal Perbedaan

Dengan menggunakan sudut pandang perbedaan kepentingan antara stakeholders yang terlibat sebuah implementasi ERP, dapat diidentifikasikan beberapa tipikal pertentangan kebutuhan yang mungkin muncul dalam sebuah implementasi ERP.

3.1 Business Improvement vs Business Uniqueness

Pada umumnya, paket ERP memberi solusi best practice bagi perusahaan yang menggunakannya. Solusi best practice inilah yang diharapkan mampu memberikan business process improvement, yang pada gilirannya berarti menambahkan competitive advantage perusahaan.

Namun, bagi perusahaan pengguna ERP, competitive advantage seringkali justru terdapat pada keunikan proses bisnis mereka. Hal ini terutama berlaku bagi perusahaan berkategori SME. Perusahaan-perusahaan tersebut umumnya dikelola secara konservatif dan tidak punya cukup ‘ruang’ untuk melakukan sebuah pertaruhan dalam cara berbisnis mereka.

Kondisi lokal juga mempengaruhi kelayakan penerapan sebuah solusi. Kondisi lokal yang dimaksud meliputi peraturan, standar, interaksi, dll yang berlaku dalam sebuah area (baik fisik maupun maya) tertentu. Kondisi lokal inilah yang seringkali menjadikan sebuah solusi best practice tidak serta merta menjadi best solution.

Solusi yang tetap mempertahankan keunikan proses bisnis (sering disebut sebagai solusi as is) seringkali diminta oleh pihak manajemen perusahaan dengan pertimbangan mempertahankan keunggulan dan budaya perusahaan. Sementara pihak implementor dan vendor seringkali memaksakan solusi best practice dengan pertimbangan kemudahan, waktu, dan biaya implementasi.

3.2 Efficiency vs Span of Control

Salah satu tujuan yang paling diinginkan dalam implementasi ERP adalah efisiensi dalam bentuk pemangkasan proses yang mubazir, sehingga dapat menghemat biaya yang dikeluarkan untuk sebuah siklus proses bisnis.

Pada sisi lain, pemangkasan proses bisnis berpotensi menghilangkan beberapa bagian informasi yang mungkin diperlukan utk sebuah proses kontrol. Pada beberapa perusahaan, terkadang kontrol lebih diprioritaskan ketimbang efisiensi. Proses kontrol tersebut bahkan menciptakan sebuah sub-proses yang tidak lazim. Dalam kondisi seperti ini, implementor kembali dihadapkan pada kondisi untuk mencari way around atau melakukan kustomisasi pada paket ERP yang diimplementasikan.

3.3 Analysis vs Data Input

Kemudahan untuk melakukan analisis menjadi salah satu daya tarik implementasi ERP, terutama pada jajaran pengambil keputusan dalam sebuah perusahaan. Data yang terintegrasi adalah kunci yang menjadikan proses analisis lebih mudah dilakukan. Namun untuk menghasilkan analisis yang tepat terdapat faktor lain yang turut menentukan, yakni keakuratan dan kelengkapan data.

Seberapa banyak dan seberapa jauh analisis dapat dilakukan berbanding lurus dengan seberapa kaya data yang dimiliki. Hal inilah yang sering menjadikan dilema dalam sebuah implementasi ERP. Kelengkapan data sering berarti lebih banyak data yang harus dimasukkan. Pada level operator, hal ini seringkali menjadikan mereka berpikiran bahwa paket ERP yang diterapkan malah mempersulit kerja mereka. Sampai batasan tertentu, banyaknya data yang perlu dimasukkan seringkali dianggap sebagai faktor yang menurunkan produktivitas.

3.4 Technology vs Context (usefulness)

Didorong oleh keinginan untuk menjual sebanyak mungkin, banyak vendor produk teknologi (termasuk perangkat lunak) memaksakan penggunaan sebuah produk terbaru, tanpa memperhatikan ketersediaan dan kesiapan faktor-faktor pendukungnya. Faktor-faktor pendukung tersebut bisa berupa faktor yang bersifat teknis maupun sosial.

Tanpa memperhatikan kesiapan faktor-faktor lainnya, akhirnya produk teknologi tersebut hanya menjadi barang pajangan yang tak memberi nilai tambah.

4. Menyeimbangkan Kepentingan

Kepentingan-kepentingan yang berbeda dalam sebuah implementasi ERP tidak dapat dihilangkan. Kontradiksi yang terjadi akibat benturan yang terjadi hanya dapat diminimalisasi. Salah satu upaya untuk meminimalisasinya adalah dengan menyeimbangkan berbagai kepentingan yang ada.

Menyeimbangkan kepentingan dapat dilakukan dengan mengukur trade off  yang ada untuk setiap kepentingan yang saling bertolak belakang. Langkah berikutnya adalah dengan menyusun parameter keberhasilan berdasarkan prioritas.  Prioritas diberikan kepada parameter yang mewakili kepentingan yang lebih banyak.

5. Kesimpulan

Implementasi ERP pada sebuah perusahaan tidak bisa dilepaskan dari kepentingan-kepentingan stakeholders yang terlibat dalam implementasi tersebut.  Dengan menjadikan adanya perbedaan kepentingan sebagai titik pandang dalam menganalisis permasalahan yang terjadi dalam sebuah implementasi, dapat dilihat beberapa pertentangan yang bersifat tipikal.

Salah satu cara untuk menyelesaikan pertentangan yang muncul adalah dengan mempertimbangkan trade off yang terjadi.

---

Daftar Pustaka
Marie Claude Boudreau, ERP Implementation and Forms of Organizational Changes, Doctoral Dissertation Proposal, Georgia State University, 1999
R. Michael Donovan, Succesful ERP Implementation The First Time, available at  www. rmdonovan.com

Author: Iqbal Febriano